Een sterk staaltje Ivoorkust

Door Marianne van der Kooy

Stel je voor: je bevindt je in een ver land en je hebt de opdracht gekregen om een evenement te organiseren. Een mannetje of honderd moet voor twee weken ondergebracht worden, te eten krijgen, presentaties bijwonen en voldoende werkruimte hebben. Prima, doen we. Tropics Writer gaat tegenwoordig immers beyond writing!

Dag één van het event breekt aan en je delegatie arriveert op locatie. Maar dan.. breekt de pleuris uit. De accommodatie blijkt dubbel geboekt te zijn. Er is bij het eten geen rekening gehouden met allergieën. En tot overmaat van ramp is de internetverbinding ramp-za-lig. Er kan geen enkele presentatie of meeting plaatsvinden zonder dat er minimaal tachtig man uit hun plaat gaan. Oh mother..

Praktisch bezig zijn

Dit klinkt als een sterk staaltje Ivoorkust. Aangewakkerd met een scheutje doemdenkerij van mijn kant. Want wat wil de situatie? Ik stapte uit mijn veilige schrijvers-bubbel. Jazeker! Met mijn voornemen om mijn schermtijd drastisch te verlagen en meer praktisch met gave projecten bezig te zijn, heb ik me volop in een logistieke klus gestort. De opdracht was om een evenement in Ivoorkust te organiseren voor een Nederlandse opdrachtgever. Heel tof! Maar ook een flinke uitdaging. Wat maakt evenementen organiseren in Ivoorkust zo lastig?

Evenementen organiseren in Ivoorkust

Laat ik ermee beginnen dat ik alweer een tijdje als freelance schrijver aan de weg timmer en dat ik heerlijk in die comfortzone zit te bubbelen. Vaak vanuit een co-workingkantoor, af en toe bij Steef op de zaak en soms vanuit huis. Het loopt lekker, ik ben zeer blij. Maar toen het helpen organiseren van een groot evenement in een leuk kustplaatsje in Ivory op mijn pad kwam, pakte ik die kans met beide handen aan.

De klant was een heel tof Nederlands bedrijf genaamd The Next Lab, en de doelgroep Ivoriaanse studenten vanuit het hele land. Een geselecteerd gezelschap van zo’n tachtig jongeren zou twee weken lang op locatie bivakkeren en daar op hoog niveau alles leren over onder meer het ondernemerschap. De naam van het project? CoCreateMyCity San-Pédro. Mijn (soms ongezonde) drang om optimaal te presteren speelde al vrij snel op. Ik zou alles wel even tot in de puntjes regelen.

Maar in Ivoorkust kun je de meeste dingen niet ‘even’ regelen. Dingen gaan namelijk meestal fout. En het liefst op het allerlaatste moment. Met dit gegeven in het achterhoofd én met mijn aanname dat de klant verwachtte dat alles net zo makkelijk en soepel zou verlopen als een soortgelijk project in Nederland, ging ik aan de slag. Challenging..

Uitdagend klusje

Maar wat maakt een opdracht als deze dan zo uitdagend? In mijn specifieke en persoonlijke geval zat dat ‘m in het verwachtingspatroon. Als je jezelf wijsmaakt dat iets perfect moet én dat de klant Nederlandse standaarden verwacht maar met Ivoriaanse middelen, dan sta je mentaal meteen al met 1-0 achter. Horrorverhalen over dubbel geboekte accommodaties, verpieterd eten en falend internet helpen dan ook niet echt mee.

Daarnaast speelt budget ook een grote rol. Denk niet dat overnachtingen, vervoer en maaltijden geen drol kosten omdat je in West-Afrika bent. Het tegendeel is namelijk waar: dit soort geintjes kosten je KLAU-WEN met geld. Tenminste, als je enigszins oké-e standaarden verwacht (vanaf nu verklaar ik ‘oké-e’ tot een officieel woord). De prijs-kwaliteit verhouding slaat hier over het algemeen helemaal nergens op. Ga dus uit van Europese prijzen, maar met een Afrikaanse uitwerking, zeg maar.

Wat kom je zoal tegen?

Verwachtingen en budget kunnen dus voor lichte paniek zorgen bij het organiseren van een Nederlands evenement in Ivoorkust. Maar uiteraard is er meer. Even een kleine greep uit het assortiment Afrika-grappen waar je bij dit soort projecten tegenaan loopt.

1. Transport

Het feit dat jij busjes, gbaka’s, auto’s, helicopters, wôrô-wôrô’s of wat dan ook hebt geregeld om je gasten continu naar allerlei ceremonies, bedrijfsbezoeken en andere excursies te brengen, betekent niet per definitie dat deze vervoersmiddelen ook echt op de afgesproken datum en tijd op de juiste plek staan. Sta niet gek te kijken als er een uur na de afgesproken tijd nog geen enkel teken van leven is gegeven na een no-show. Ook is er nogal eens een voertuig ‘opeens’ kapot. Of je daar tijdig over wordt ingelicht? Welnee joh.

2. Internet

Met een beetje geluk heb je een accommodatie te pakken die al voorzien is van wifi. In dat geval: lucky trouser, you! Maar ga er maar vanuit dat dit niet zo is. Geen paniek: appeltje eitje, zou je denken. Even bellen naar ’s lands bekendste telecombedrijven Orange of MTN en het wordt voor je gefixt. Jij komt als potentiele klant immers met een zak geld aankakken voor iets wat voor hen heel makkelijk te regelen is. Toch? Nou.. niet dus.

Via via via via via via via via moet je de juiste persoon zien te vinden die niet heel hard gaat zuchten na jouw o-zo-bijzondere vraag. Trek minimaal een dag uit voor het vinden van die specifieke persoon en vervolgens nog minimaal een dag voor de installatie. Waar jij met wakend oog op surveilleert. Want je mag dan wel met experts werken, er worden veel kleine foutjes met grote gevolgen gemaakt. Reserveer het liefst nog een paar extra dagen, just in case. De boel kan tijdens je event namelijk zomaar gaan haperen.

3. Elektriciteit

Natuurlijk valt sputterende elektriciteit onder overmacht, maar je kunt erop anticiperen. Zoek bij voorkeur een locatie die is uitgerust met een aggregaat, zodat je je systemen gewoon kunt laten draaien terwijl de rest van het dorp plat ligt. Gebeurt dat zo vaak dan? OUI.

4. Drinkwater

Je kunt in Ivoorkust uit de kraan drinken, maar met name buiten Abidjan is dat niet echt (lees: echt niet) een aanrader. Om te voorkomen dat jij, o vervuiler, honderden sixpacks waterflessen moet inslaan, is het beter om een plek te zoeken waar een waterfilter op de toevoer aangesloten zit. Is dat niet het geval, dan is het écht de overweging waard om die erop te laten monteren. Want dat single use plastic afval overal: mijn duurzame hart huilt bij alweer bij voorbaat.

5. Betalingen

Onderhandelingen gaan niet helemaal zoals we het gewend zijn in Nederland. In de offerte-fase is dit al het geval. Het kan zomaar zo zijn dat je na elke aanpassing een nieuwe offerte ontvangt. Standaard met weer een nieuwe fout erin. Een aanbetaling van 50% is zeer gangbaar en reken ook op wat hiccups tijdens de overschrijving van het geld. Het toverwoord: geduld.

6. Tussenpersonen

In Ivoorkust ontkom je bijna niet aan tussenpersonen. Of je het nu wilt of niet. Dit is al helemaal het geval als je iets wilt regelen op een locatie die voor jou onbekend is. Pas op voor deze leute. Ze zijn erg handig, maar ze proberen je vaak ook een poot uit te draaien.

7. Deelnemers

Je hebt een mooie lijst van genodigden voor je evenement. Iedereen heeft toegezegd, dus dat zit knor. Maar op het moment suprême zijn twintig van deze mensheden nergens te bekennen. Wél staat er een vervangende groep van twintig man te wachten bij de entree. Ze hebben even onderling gewisseld. Timmer dit van tevoren dicht.

8. Betalingen

Dit is een typisch voorbeeld van: ‘van mijn probleem jouw probleem maken’. Omdat jouw leveranciers hun zaakjes niet goed hebben geregeld bij de bank, moet jij je voor je het weet in allerlei bochten wringen om die betaling te kunnen voldoen. Het wordt zelfs zó gebracht dat het lijkt alsof het nota bene nog JOUW fout is ook. Trap hier niet in.

9. Regenseizoen

Leuk, al die uitjes naar bedrijven en belangrijkse instellingen, maar in het regenseizoen ben je dus mooi de sjaak in Ivory. Je vervoersmiddel mag dan nog zo mooi zijn, je kunt er donder op zeggen dat je ergens onderweg in een diepe, oranje plas vast komt te zitten. Accepteer de situatie, doe hier niet te moeilijk over en begin al helemaal geen preken over: ‘het wegdek moet vernieuwd worden’. Alsof men dat nog niet weet.

10. Externe locaties

Nog even over die uitjes naar bedrijven, ceremoniële situaties en dergelijke. Ook hier wil ik je streng doch rechtvaardig waarschuwen. Verwacht chaos. Waar je aan moet denken? Een key contactpersoon die niet aanwezig is, een afspraak die last minute gecanceld wordt of essentiële apparatuur die kapot blijkt te zijn op locatie. Tipje: even stennis maken en dan een iets minder fancy oplossing zoeken om toch nog het maximale uit je bezoek te halen.

Hoe ga je met soortgelijke situaties om in Ivoorkust?

Dit was even een kleine greep uit het assortiment, maar ik kan nog uren doorgaan. Het enige wat je eraan kunt doen is de boel echt tot in de puntjes voorbereiden, honderdduizend keer bellen naar al je stakeholders om de details te verifiëren, tijdig (als in: dagen van tevoren) op locatie zijn om de boel na te lopen en zo nodig bij te stellen, alle cruciale telefoonnummers paraat hebben. En last but not least: voor ieder doemscenario een plan B tot en met plan G hebben. Minimaal.

Heb je dit in orde? Dan is er geen vuiltje aan de lucht en kun je heerlijk genieten van het evenement. Beyond writing is namelijk beyond leuk!

Dank aan The Next Lab voor de mooie en uitdagende samenwerking, en voor de toestemming om al deze gebeurtenissen uit de doeken te doen!

Hoe ik jouw organisatie kan helpen bij het organiseren van evenementen in Ivoorkust of omstreken? Mail snel naar info@tropicswriter.nl of vul het contactformulier in. Tot snel!